Hvis du har fået ansvaret for at finde virksomhedens nye telefoniløsning, så er du faktisk ret heldig! Du har nemlig mulighed for at gøre dine kollegaers arbejde og hverdag meget lettere og blive kontorets nye helt.
Men... det er også en stor opgave, for der er mange leverandører og lige så mange muligheder, og det er svært at finde rundt i. Men frygt ej! Vi har samlet 3 gode råd, som forhåbentlig kan hjælpe dig i jagten på den telefoniløsning, som ikke nødvendigvis er den billigste – men som kan skabe mest mulig værdi for jeres virksomhed.
Afdæk jeres behov
Det giver nok sig selv, at den fremtidige teleløsning skal dække jeres behov. Det kan derfor lyde lidt banalt, når vi siger "Start med at få afdækket jeres behov". vi ser ofte, at behovet og forventningerne i forbindelse med telefoni ikke er blevet konkretiseret, og det bliver derfor endnu svære at navigere mellem de mange muligheder.
For at komme jeres behov og forventninger lidt nærmere kan du f.eks. stille dig selv og dine kollegaer følgende spørgsmål:
Skal løsningen indeholde mobiltelefoni?
Skal vi bruge bordtelefoner, eller skal det i stedet være Microsoft Teams?
Skal vi kunne arbejde hjemmefra?
Skal løsningen kunne styres online af hver medarbejder?
Skal løsningen indeholde tastemenuer, åbningstider og telefonkøer?
Du kan også overveje, om I har nogle it-systemer, som med fordel kan integreres med jeres telefoni. Det kunne f.eks. være et CRM-system, som ville blive endnu bedre og mere effektivt. På flexfone.dk kan du finde inspiration til forskellige integrationer.
Når du har fået konkretiseret jeres behov, er det en god idé at lave en liste over dem, som du kan tage med dig videre i undersøgelsesprocessen. Listen med behovene vil hjælpe dig til en mere målrettet søgen og gøre den fremtidige dialog med potentielle leverandører nemmere.
Undersøg markedet
Med din liste i hånden er dit næste mål at finde en leverandør, som bedst muligt kan dække jeres behov. Du skal derfor i gang med at undersøge markedet.
Du kan starte med at lave en online-søgning baseret på jeres behov. Det kunne f.eks. være telefoni i Teams, hvis I ofte bruger Microsoft Teams.
Derudover kan du orientere dig på de forskellige kandidaters hjemmesider for at finde frem til de mest interessante. Vi anbefaler, at du udvælger to-tre leverandører, som ser ud til at passe til jeres behov.
Når du har udvalgt et par leverandører, gælder det om at få afklaret, om de nu også passer til jer. Du kan med fordel tage en telefonisk dialog med dem, hvor du har mulighed for detaljeret at beskrive jeres behov og give eksempler på specifikke situationer.
Når du har afklaret om leverandørerne passer til jer, kan du undersøge andre parametre og særpræg, som kan være med til at adskille de tilbageværende leverandører fra hinanden. Her kan du bl.a. undersøge følgende:
Er løsningen brugervenlig?
Er service inkluderet i løsningen og i hvilket omfang?
Er det en løsning, der videreudvikles?
Kan I lave simple ændringer i løsningen?
Er der binding og i hvor lang tid?
Bliver I tilbudt oplæring i den nye løsning?
Når det bliver tydeligt, hvordan leverandørerne adskiller sig fra hinanden, er det lettere at afgøre, hvem der tilbyder det, som I finder mest værdifuldt.
Vælg den rigtige løsning
Nu tænker du måske: Hvad med prisen? Prisen er selvfølgelig også en afgørende faktor, men den må ikke fjerne fokus fra en løsning, der muligvis kan skabe langt mere værdi på den lange bane. Derfor anbefaler vi, at prisen først kommer i spil til sidst i processen - det vigtigste er trods alt, at du og dine kollegaer får en telefoniløsning, der kan det, som I har behov for, og som er med til at gøre jeres hverdag nemmere.
Du kan finde inspiration til brugervenlig erhvervstelefoni på flexfone.dk.
