De 3 apps vi ikke kan undvære

af Rasmus Klemmensen05. september 2017

Vi består af en organisation med en lang række forskellige medarbejdere: udviklere, supportere, sælgere, administrationsmedarbejdere mv. Fælles for dem alle er, at de har forskellige og individuelle arbejdsopgaver, men de deltager også i mange tværfaglige projekter, da vi ønsker at være en agil virksomhed, som hurtigt og effektivt kan tilpasse os vores kunders skiftende behov. Derfor er involvering fra forskellige medarbejdere en nødvendighed. 

Det stiller store krav til, hvordan vi faciliterer teamwork, så vi er så produktive som overhovedet muligt. Ofte kræver teamwork megen dialog frem og tilbage via møder, mails, telefonopkald, chat osv. Derfor er en af de største udfordringer at holde styr på de tværgående dialoger, så intet går tabt. Det gælder om at få alle gode idéer og input frem i lyset og samtidig kunne strukturere de forskellige arbejdsprocesser, så de kreative og produktive processer løber mest effektivt. 

Derfor bruger vi flere forskellige softwarebaserede redskaber til at hjælpe os, hvor især 3 apps er med til at styre de tværgående dialoger, så samarbejdet på tværs af medarbejdere går nemt og smertefrit.

 



Vi bruger Outlook som vores primære mailklient, hvor alle vores medarbejdere styrer deres mailkorrespondancer. Outlook bliver ofte brugt fra medarbejdernes arbejdsstationer, men især Outlook som app har vi stor glæde af. Den giver os mulighed for at have alle mails med på farten, så når vi fx sidder i møde, kan der stadigvæk besvares vigtige mails. 

Vi bruger også kalenderen i Outlook, så vi kan oprette møder og samtidig være opdateret på hinandens dagligdag. Det er især smart, hvis vi efter et møde skal planlægge, hvornår vi skal mødes igen. 


 


Vi bruger Skype for Business som vores daglige kommunikationsværktøj sammen med Myfone (se længere nede), som giver alle vores medarbejdere mulighed for at kommunikere nemt og hurtigt med hinanden. Vi bruger ofte chat-funktionen, så spørgsmål og svar kan gå frem og tilbage imellem kolleger – uden man behøver at forstyrre med et opkald. Skype for Business giver os også et overblik over, om en kollega er ledig eller optaget, så vi ikke risikerer at forstyrre en optaget kollega.

En vigtig funktion med Skype for Business er også muligheden for at lave videokald og endda videomøder med flere deltagere. Det er med til at give en helt anden oplevelse, når vi skal samarbejde på tværs af afstande - fx med vores samarbejdspartnere. 

 



Vi bruger Myfone app´en sammen med både Outlook og Skype for Business, da de supplerer hinanden rigtig godt. Myfone app´en er især god, når vi foretager opkald til både interne og eksterne personer. Myfone app´en stiller nogle gode funktioner til rådighed, såsom omstilling af kald, log af og på telefonkøér, aflytning af telefonsvarer, visning af medarbejdernes Outlook-kalendere, styring af ringeprofiler, oprette og/eller tilgå et telefonmøde osv. Det betyder, at vi altid har mulighed for at håndtere vores ind- og udgående kald på den nemmeste og mest professionelle måde. 

 

Det tre apps er gode hver for sig, men til sammen er dér, hvor de virkelig bliver uundværlige! Myfone understøtter Skype for Business med telefoni-funktionalitet, og Outlook føder Skype og Myfone med kalenderinformationer, så der altid er styr på de daglige gøremål. 

Derfor er vi overbeviste om, at vi med Myfone, Skype for Business og Outlook har alle de nødvendige midler til rådighed, så det daglige arbejde bliver så struktureret, nemt og strømlinet som overhovedet muligt.